Regulamin Event Pulse Collective

1. Wstęp

Niniejszy dokument przedstawia regulamin korzystania z serwisu Event Pulse Collective, prowadzonego pod domeną eventpulsecollective.com (dalej: „Serwis”). Regulamin określa najważniejsze zasady korzystania z Serwisu, warunki świadczenia usług przez Event Pulse Collective (dalej: „Agencja”) oraz prawa i obowiązki zarówno Agencji, jak i użytkowników oraz klientów korzystających z oferty.

Korzystanie z Serwisu oraz składanie zapytań lub rezerwacji za pośrednictwem dostępnych formularzy, wiadomości e-mail lub innych kanałów kontaktu oznacza akceptację postanowień niniejszego regulaminu. Użytkownik zobowiązany jest do zapoznania się z treścią regulaminu przed dokonaniem rezerwacji wydarzenia lub skorzystaniem z usług Agencji.

2. Definicje pojęć

Dla potrzeb niniejszego regulaminu wprowadza się następujące definicje:

• Agencja – Event Pulse Collective, profesjonalna agencja eventowa specjalizująca się w organizacji wydarzeń tematycznych, imprez integracyjnych, gier offline oraz innych formatów rozrywkowych.
• Serwis – strona internetowa dostępna pod adresem https://eventpulsecollective.com wraz z jej podstronami, w tym m.in. /about/, /events/, /experiences/, /faq/ oraz innymi wskazanymi w strukturze nawigacji.
• Klient – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawiera z Agencją umowę o świadczenie usług lub składa rezerwację wydarzenia.
• Użytkownik – każda osoba odwiedzająca Serwis, niezależnie od tego, czy jest Klientem.
• Usługa – profesjonalna organizacja, koordynacja i obsługa wydarzeń realizowanych przez Agencję, w tym m.in. eventów tematycznych, imprez prywatnych, integracyjnych, gier offline, wieczorów pokerowych oraz innych formatów rozrywkowych opisanych w Serwisie.
• Wydarzenie – konkretna realizacja Usługi na rzecz Klienta, obejmująca określony termin, miejsce, scenariusz, liczbę uczestników, budżet oraz inne uzgodnione elementy programu.
• Rezerwacja – proces zmierzający do zawarcia umowy pomiędzy Klientem a Agencją, obejmujący złożenie zapytania, przedstawienie oferty, jej akceptację oraz – jeśli dotyczy – dokonanie przedpłaty lub podpisanie stosownej umowy.
• Oferta – propozycja realizacji Wydarzenia przygotowana przez Agencję na podstawie wymagań i informacji przekazanych przez Klienta.
• Materiały – wszelkie treści publikowane w Serwisie, w szczególności teksty, artykuły, grafiki, zdjęcia, materiały wideo, infografiki, przewodniki do pobrania oraz inne zasoby informacyjne.

3. Zakres usług

Agencja świadczy usługi polegające w szczególności na planowaniu, organizacji i realizacji:

• tematycznych eventów rozrywkowych (np. wieczory filmowe, retro, casino nights, gry fabularne, wydarzenia sezonowe),
• prywatnych imprez okolicznościowych (urodziny, jubileusze, wieczory panieńskie/kawalerskie, spotkania w gronie znajomych),
• wydarzeń firmowych i integracyjnych (team-building, wieczory networkingowe, gry scenariuszowe, warsztaty kreatywne),
• spotkań towarzyskich i społecznościowych, których celem jest budowanie relacji oraz tworzenie angażującej atmosfery,
• interaktywnych wieczorów z grami offline, w tym m.in. gry planszowe, karciane, strategiczne oraz wieczory pokerowe organizowane jako forma rozrywki towarzyskiej,
• innych wydarzeń określonych w zakładkach Events oraz Experiences i indywidualnie dopasowanych do potrzeb Klienta.

Zakres konkretnych usług w ramach danego Wydarzenia jest każdorazowo definiowany w Ofercie, a następnie potwierdzany w korespondencji elektronicznej lub odrębnej umowie z Klientem. Agencja może świadczyć dodatkowe usługi, takie jak opracowanie koncepcji kreatywnej, produkcja materiałów graficznych, oprawa multimedialna czy współpraca z podwykonawcami (np. DJ, prowadzący, fotograf), o ile zostanie to przewidziane w Ofercie.

4. Warunki rezerwacji

1. Rezerwacja Wydarzenia odbywa się poprzez kontakt z Agencją, w szczególności za pośrednictwem formularza na stronie /booking/ lub /contact-us/, wiadomości e-mail bądź innych wskazanych w Serwisie kanałów komunikacji.

2. W celu przygotowania Ofery Klient zobowiązany jest przekazać Agencji podstawowe informacje dotyczące planowanego Wydarzenia, takie jak: preferowany termin, lokalizacja (jeśli jest znana), szacunkowa liczba uczestników, charakter wydarzenia, oczekiwany budżet, potrzeby w zakresie scenografii, atrakcji oraz ewentualnych wymogów formalnych.

3. Po otrzymaniu zapytania Agencja przygotowuje Ofertę i przekazuje ją Klientowi w formie elektronicznej. Oferta może zawierać kilka wariantów scenariusza, poziomu rozbudowania atrakcji lub budżetu.

4. Zawarcie umowy oraz potwierdzenie Rezerwacji następuje poprzez:

• akceptację Ofery przez Klienta (mailowo lub w inny ustalony sposób) oraz
• spełnienie warunków finansowych wskazanych w Ofercie lub umowie (np. wpłata zaliczki), jeśli są wymagane.

5. Agencja zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia Rezerwacji bez podania przyczyny, w szczególności w przypadku braku dostępności zasobów, konfliktu terminów, braku możliwości realizacji scenariusza w bezpieczny i zgodny z prawem sposób lub gdy charakter wydarzenia pozostaje w sprzeczności z wartościami Agencji.

6. Klient przyjmuje do wiadomości, że niektóre formaty wydarzeń (np. wieczory pokerowe, wydarzenia z udziałem alkoholu) mogą wiązać się z dodatkowymi wymogami formalnymi, ograniczeniami wiekowymi lub koniecznością dostosowania programu do obowiązujących przepisów prawa oraz zasad bezpieczeństwa.

5. Zasady płatności

1. Wynagrodzenie Agencji jest każdorazowo określane w Ofercie lub umowie zawartej z Klientem. Ceny podawane są jako kwoty netto lub brutto – z wyraźnym oznaczeniem obowiązującej stawki podatku VAT, jeśli ma zastosowanie.

2. Standardowo Agencja może wymagać wpłaty zaliczki na poczet realizacji Wydarzenia, w wysokości określonej w Ofercie lub umowie. Pozostała część wynagrodzenia płatna jest na zasadach w niej określonych, zazwyczaj po realizacji Wydarzenia lub w określonych etapach przed wydarzeniem.

3. Płatności dokonywane są przelewem na rachunek bankowy Agencji wskazany na fakturze lub w umowie, chyba że strony wyraźnie postanowią inaczej.

4. Termin płatności określany jest na fakturze lub w umowie. Brak płatności w terminie może skutkować naliczeniem odsetek ustawowych za opóźnienie oraz – w skrajnych przypadkach – wstrzymaniem przygotowań do Wydarzenia lub odstąpieniem od umowy przez Agencję po uprzednim wezwaniu do zapłaty.

5. Zasady ewentualnych zwrotów, rozliczeń zaliczek oraz korekt faktur określone są każdorazowo w umowie lub w indywidualnych ustaleniach z Klientem, z uwzględnieniem postanowień niniejszego regulaminu dotyczących zmian i anulacji.

6. Zmiany i anulacje

1. Klient ma prawo wystąpić do Agencji z wnioskiem o zmianę terminu, miejsca, liczby uczestników lub innych kluczowych parametrów Wydarzenia. Każda zmiana podlega indywidualnej ocenie pod kątem możliwości organizacyjnych oraz ewentualnego wpływu na wynagrodzenie.

2. Wprowadzenie istotnych zmian do zaakceptowanej Ofery może skutkować koniecznością aktualizacji budżetu, zakresu usług lub harmonogramu. Agencja poinformuje Klienta o konsekwencjach zmian przed ich ostatecznym zatwierdzeniem.

3. Klient może anulować Rezerwację Wydarzenia, jednak może to wiązać się z koniecznością pokrycia kosztów poniesionych przez Agencję do dnia anulacji (np. rezerwacje podwykonawców, zakup materiałów, prace przygotowawcze). Szczegółowe zasady rozliczenia w przypadku anulacji określane są w umowie lub Ofercie.

4. W sytuacjach nadzwyczajnych (np. siła wyższa, nagłe ograniczenia prawne dotyczące zgromadzeń, zdarzenia losowe uniemożliwiające realizację Wydarzenia) strony mogą uzgodnić zmianę terminu, formuły lub zakresu Wydarzenia. Agencja i Klient będą dążyli do wypracowania rozwiązania możliwie najmniej uciążliwego dla obu stron.

5. Agencja zastrzega sobie prawo do odstąpienia od realizacji Wydarzenia w przypadku rażącego naruszenia przez Klienta postanowień umowy lub regulaminu (np. brak wymaganych informacji, uporczywe opóźnienia w płatnościach, sprzeczność planowanego wydarzenia z obowiązującym prawem). W takim przypadku rozliczenie następuje na zasadach określonych w umowie.

7. Obowiązki agencji oraz Klienta

Obowiązki Agencji:

• rzetelne przygotowanie i realizacja Wydarzenia zgodnie z zaakceptowaną Ofertą lub umową, z należytą starannością właściwą dla profesjonalnego organizatora eventów,
• koordynacja podwykonawców oraz elementów programu w sposób zapewniający sprawny przebieg Wydarzenia,
• dbałość o bezpieczeństwo uczestników w zakresie wynikającym z przyjętych obowiązków oraz obowiązujących przepisów prawa,
• informowanie Klienta o istotnych okolicznościach mających wpływ na realizację Wydarzenia, w tym o potencjalnych ryzykach organizacyjnych,
• zapewnienie, aby wykorzystywane scenariusze gier, atrakcji oraz elementów rozrywki były dostosowane do profilu uczestników (w szczególności pod kątem wieku i charakteru wydarzenia).

Obowiązki Klienta:

• przekazanie Agencji wszystkich informacji niezbędnych do prawidłowej organizacji Wydarzenia, w szczególności dotyczących miejsca, liczby i specyfiki uczestników,
• zapewnienie dostępu do miejsca Wydarzenia w uzgodnionych godzinach oraz spełnienia wymogów technicznych (np. zasilanie, przestrzeń, zgody administracyjne, jeśli są wymagane),
• terminowe regulowanie należności wynikających z umowy oraz uzgodnionych warunków finansowych,
• dbanie o to, aby uczestnicy Wydarzenia przestrzegali zasad bezpieczeństwa, regulaminów obiektu oraz wytycznych przekazanych przez przedstawicieli Agencji,
• powstrzymanie się od wykorzystywania Wydarzenia w sposób sprzeczny z prawem, dobrymi obyczajami lub naruszający dobra osobiste osób trzecich.

Klient przyjmuje do wiadomości, że niektóre elementy programu (np. gry o charakterze rywalizacyjnym, wieczory pokerowe, zabawy ruchowe) wymagają od uczestników zachowania szczególnej ostrożności i stosowania się do poleceń prowadzących. Agencja może przerwać lub zmodyfikować dany element programu, jeśli jego kontynuacja mogłaby zagrażać bezpieczeństwu uczestników.

8. Odpowiedzialność

1. Agencja ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem ograniczeń przewidzianych w niniejszym regulaminie i umowie.

2. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe na skutek:

• podania przez Klienta nieprawdziwych lub niepełnych informacji istotnych dla przygotowania Wydarzenia,
• niezastosowania się przez uczestników do przekazanych zasad bezpieczeństwa, regulaminów obiektu oraz poleceń prowadzących,
• zachowania uczestników pozostającego poza kontrolą Agencji (np. działania pod wpływem alkoholu, substancji niedozwolonych, celowe niszczenie mienia),
• siły wyższej, rozumianej jako zdarzenia zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia przy zachowaniu należytej staranności (np. klęski żywiołowe, nagłe ograniczenia administracyjne),
• awarii infrastruktury technicznej pozostającej poza zakresem odpowiedzialności Agencji (np. awarie zasilania budynku, przerwy w dostępie do Internetu zapewnianego przez obiekt).

3. Odpowiedzialność Agencji z tytułu utraconych korzyści (lucrum cessans) jest wyłączona w najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie.

4. Klient ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez siebie lub uczestników Wydarzenia w mieniu Agencji, podwykonawców oraz obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie, na zasadach określonych w przepisach prawa oraz regulaminach tych podmiotów.

5. W przypadku, gdy Wydarzenie obejmuje gry o charakterze rywalizacyjnym lub wieczory pokerowe organizowane jako forma rozrywki towarzyskiej, Klient zobowiązany jest zapewnić, aby przebieg Wydarzenia odbywał się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności dotyczącymi gier losowych i hazardowych. Agencja świadczy usługi wyłącznie w zakresie dozwolonym prawem i może odmówić realizacji elementów programu budzących wątpliwości prawne.

9. Polityka prywatności i przetwarzania danych

1. Agencja przetwarza dane osobowe Użytkowników i Klientów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

2. Szczegółowe zasady przetwarzania danych, w tym cele, podstawy prawne, okres przechowywania danych, prawa osób, których dane dotyczą oraz informacje o wykorzystywaniu plików cookies, zostały opisane w odrębnych dokumentach: Polityce prywatności oraz Polityce cookies dostępnych w Serwisie.

3. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w tym realizacją praw wynikających z RODO (prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu), Użytkownicy i Klienci mogą kontaktować się z Agencją za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie /contact-us/ lub innymi wskazanymi tam kanałami.

10. Reklamacje i rozstrzyganie sporów

1. Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą sposobu realizacji Usługi, w szczególności w przypadku zastrzeżeń co do jakości lub zgodności Wydarzenia z zaakceptowaną Ofertą lub umową.

2. Reklamacja powinna zostać złożona w formie pisemnej lub elektronicznej, w rozsądnym terminie od dnia realizacji Wydarzenia, z opisem zastrzeżeń oraz – o ile to możliwe – dokumentacją potwierdzającą zgłaszane uwagi. Zgłoszenia można kierować za pośrednictwem formularza na stronie /contact-us/.

3. Agencja zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w możliwie najkrótszym terminie, nie dłuższym niż 30 dni od dnia jej otrzymania, chyba że szczególne okoliczności uniemożliwią zachowanie tego terminu. W takim przypadku Agencja poinformuje Klienta o przewidywanym terminie odpowiedzi.

4. W przypadku uznania reklamacji strony mogą uzgodnić odpowiednią formę rekompensaty, w tym np. częściowy zwrot wynagrodzenia, udzielenie rabatu na przyszłe usługi lub inne rozwiązanie adekwatne do skali i charakteru zgłoszonych zastrzeżeń.

5. Spory wynikłe na tle świadczenia usług przez Agencję będą w pierwszej kolejności rozstrzygane polubownie, w drodze negocjacji. W przypadku braku możliwości osiągnięcia porozumienia, spór może zostać skierowany do właściwego sądu powszechnego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

11. Postanowienia końcowe

1. Agencja zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, rozwoju funkcjonalności Serwisu, wprowadzenia nowych usług lub zmiany modelu współpracy z Klientami.

2. Zmiany regulaminu wchodzą w życie z chwilą opublikowania nowej wersji dokumentu w Serwisie, z podaniem daty aktualizacji. W przypadku umów już zawartych, obowiązuje wersja regulaminu obowiązująca w dacie zawarcia danej umowy, chyba że strony postanowią inaczej.

3. Aktualna wersja regulaminu jest stale dostępna w Serwisie pod adresem https://eventpulsecollective.com/terms-and-conditions/. Użytkownicy i Klienci są zachęcani do regularnego zapoznawania się z treścią regulaminu.

4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego.

5. Jeżeli którekolwiek z postanowień regulaminu okaże się nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień, które obowiązują nadal. W miejsce nieważnego postanowienia zastosowanie znajdzie regulacja odpowiadająca w największym możliwym stopniu celowi gospodarczemu i funkcjonalnemu danego zapisu.